【決定版】No.1の翻訳会社はここだ!翻訳業者おすすめ比較ランキング
決定版No.1の翻訳会社はここだ!翻訳業者おすすめ比較ランキング

翻訳会社選びにお困りの方へ、おすすめの翻訳会社や参考情報を紹介。

各種証明書(公的文書)

公的文書の翻訳を依頼するにあたっての業者選びのポイント、相場を紹介しています。

海外へ住む時に必要となる住民票

住民票

留学や仕事の都合で海外に移住する場合、行わなければならないのが住民票の届け出です。

住民票は住民の居住関係を公証するもの。

簡単にいえば、当人が現在住んでいる本拠地がどこであるかを示す文書です。

この住民票を元に、住民税の支払いや社会保障や保険の利用、金融関係の手続きなどが行えます。

海外に移住する場合、海外転出届を出すことと、移住先の住民票を得ることが必要となります。

住民票を海外に移すメリットとは?

【メリット】

チェック移住している間に発生した住民税の支払いが免除

チェック国民年金の支払いが猶予される

チェック健康保険を支払わずに済む

【デメリット】

チェック日本での行政サービスが受けられなくなる

チェック日本国内で就職する時やマンション入居の審査時に住民票の提出ができなくなる

チェック健康保険に加入できなくなる

住民票を海外に移さなかった場合、まず問題となるのが住民税です。住民税は1月1日時点で住民票が登録されているかどうかで課税対象となるかが決まります。1月1日以降に海外転出届を出した場合、例えば3月に転出届を出したなら、1月1日から3月までの3ヶ月分の住民税を支払わなければなりません。

転出届を出せば3ヶ月分だけで済みますが、もしも転出届を出さなかった場合、丸々一年分の住民税を支払うこととなる のです。転出届を出すことは、余分な税金を払うことを防ぐために利用できます。

また、転出届を出せば国民年金の支払いが猶予されます。転出届が受理されれば、海外に住んでいる間は「カラ期間」と呼ばれる受給資格のある猶予期間に算入されます。

年金は一定期間支払い続けなければ受給資格が得られないため、移住によって支払い期間に空白ができると年金が受け取れなくなってしまいます。しかし、転出届を出すことにより、移住によって支払い続けられない場合も受給資格を得ることができるのです。

転出届を出したことで生じるデメリット部分も、帰国後に再度住民票を提出すれば問題はありません。健康保険に関することも、短期の滞在であれば海外旅行保険が利用できますし、移住し続ける場合も現地の保険に加入することで対処できます。日本に帰国してから治療を受ける場合も、住民票を再度提出して1ヶ月保険加入すれば日本の健康保険を適用することが可能です。

住民票以外にもさまざまな書類を英語翻訳する必要がある

アポスティーユ

海外の企業で働いている人や、学校に通っている人ですと、戸籍謄本や卒業証明書などの提出を行う際に、書類の「認証」を求められることがあります。

書類の認証を行うには、国内であれば外務省の窓口や駐日公館、海外であれば日本の在外公館で書類の認証手続きをしましょう。

また、原文である日本で発行されたさまざまな書類のほか、原文を英語に翻訳した翻訳文も認証手続きを行う必要があります。

文書の認証に必要な公証・公印・領事認証・アポスティーユ

書類の認証を受けるには、公証(notarization)公印確認(authentication)領事認証(consul legalisation)アポスティーユ(apostille)の4つの要件を満たさなければなりません。

一体どのような書類を用意するべきなのか悩む人もいるでしょうが、これは簡単にいえば日本国内で発行された公文書・私文書を外国でも利用できるようにするための手続きのことです。これらの手続きを得るには証明書の発行を行うほか、公文書・私文書の英語翻訳が必要となります。

公証

書類の公証とは、私文書を公文書へ認証するための前処理のことです。公文書の場合は、外務省から公印確認を得ることで認証が得られます。

私文書の認証を受ける場合、1、公証役場から公証を得る。2、法務局から公証人押印証明を得る。3、外務省で公印確認を得る。4、駐日公館から領事認証を受けることで認証が得られます。(ハーグ加盟国で公証を受ける場合は、外務省からアポスティーユを得ることで認証が得られます)

公文書とは戸籍謄本、パスポート、公立大学の卒業証書などが挙げられます。これに対し、私文書はパスポートの証明文書、民間の免許、委任状、私立大学の卒業証書などです。書類の認証を得るには、後述する公印確認、領事認証、アポスティーユが必要となります。

公印確認

公印確認とは、簡単にいえば外務省がきちんとした書類だと「お墨付き」を与えることです。

私文書であれば公証役場、法務局を得た書類を外務省が認証することで公印確認が得られます。公文書の場合、私文書のように公証を行う必要がないので、外務省の窓口に持っていくことで公印確認の手続きが行えます。(ハーグ加盟国であれば「アポスティーユ」による証明が得られます)

書類の認証を受ける場合、日本語で書かれた書類を英語に翻訳した翻訳文が必要となりますが、翻訳された文章は元が公文書でも私文書として扱われるため、公印確認を得るには私文書同様に公証役場や法務局で書類の公証を受ける必要があります。

領事認証

領事認証とは、外務省が公印確認をした書類を駐日公館が確認し、証明証が役所から発行された正当なものだと証明することです。私文書の場合、公証役場と法務局から公証を得て、外務省から公印確認を得た後に駐日公館から領事認証を得ることができます。公文書の場合は外務省から公印確認を得た後に駐日公館から領事認証が得られるのです。

書類を提出する国がハーグ条約非加盟国であった場合、提出書類に上記の公印確認と領事認証が必要となりますが、ハーグ条約加盟国の場合はアポスティーユを得ることで書類の認証が得られます。

アポスティーユ

アポスティーユとは、簡単にいえば駐日公館での書類の認証を簡略化できる制度です。

私文書の場合、公証役場で公証を得てから、法務省、外務省、駐日公館へ手続きをして認証を得なければなりませんが、アポスティーユを用いれば外務省で手続きを得れば認証を得ることができます。

公文書の場合、外務省、駐日公館へ行う認証手続きを、外務省だけで認証を済ませることができるのです。書類のアポスティーユを求められた場合、外務省の窓口でアポスティーユの申請を行いましょう。

申請を簡略化できるため、多くの人はアポスティーユでの認証を行いたいと考えるでしょうが、このアポスティーユはハーグ条約加盟国間だけでしか利用できないため注意しましょう。

また、ハーグ条約加盟国でも、アポスティーユではなく従来の公印確認や領事認証を書類に求めることがあります。そういった場合はアポスティーユよりも公印確認・領事認証を得た書類のほうが認証度は高くなるため、相手の外国機関の求めに従いましょう。

さらに、アポスティーユで書類の公証・認証を得た場合も、別途で書類の英語翻訳文を求められることがあります。翻訳文は私文書であるため、私文書でアポスティーユを得る方法と同様の手続きを行う必要があります。

書類の認証には英語による翻訳文が必要

日本国内で発行された戸籍などの文書は、当然ながら全て日本語で記載されています。海外では日本語で書かれた書類は真偽が判別しづらく、たとえ認証が得られた書類でも英語による翻訳文の提出を求められることがあるのです。

翻訳文は私文書に分類するため、原文である書類の公証とは別に公証を受ける必要があります。翻訳文の公証を得るには、まず公証役場で翻訳をした人が「この翻訳文は正しく作成されたもの」という宣言を行います。その後、翻訳をした人は宣誓書にサインし、公証役場の公証人が承認することで翻訳文の公証が得られるのです。

英語が得意な人であれば、自分で書類を翻訳して翻訳文の公証を得たいと考えるでしょう。しかし、書類提出を求める外国の機関の多くは、公正性を期すために第三者が翻訳した翻訳証明書付きの翻訳文を求めます。

翻訳証明書は翻訳会社が発行してくれる

翻訳会社は、さまざまな書類の翻訳を行うほか、きちんと翻訳をしたことを証明する翻訳証明書の発行を行ってくれます。翻訳の公証を行う場合、翻訳文と翻訳証明書、翻訳者の委任状または印鑑証明書を公証役場に持参すれば、申請を行うことができます。

初めて翻訳の公証を行う人や、公証役場で手続きを行う時間がない場合は、翻訳会社のスタッフが公証役場へ出向き、公証申請をしてくれる代行サービスの利用がオススメです。

ビザ申請の書類にも翻訳は必要

ビザ

就労ビザや長期留学のビザは、現地の企業や学校からの保証を得ることで取得ができます。

簡単に取得ができるだろうと考える人も多いでしょうが、ビザの発給条件は国ごとに細かい規定がなされているため、現地の企業や学校がどれだけ望んでいても取得できない場合があります。

ビザの申請には戸籍謄本や住民票、在籍証明書、各種受理証明書などさまざまな書類が必要となりますが、一般の書類の認証と同様、英語による翻訳文および翻訳証明書も求められます

ビザの申請を行う際にも、翻訳会社へ連絡・相談をしておくとよいでしょう。

国や条件によって書類認証やビザ申請の手順は異なる

上記に記載した書類の認証方法やビザ申請についての話はあくまで一般的なものです。国ごとに細かく申請方法は変わり、提出する外国機関によって必要となる書類も変わるため注意しましょう。書類の認証を受ける場合は各国の駐日公館および在外公館、ビザ申請の書類は在外企業や学校に相談しましょう。

書類認証やビザ申請において必ず必要となるのが書類の翻訳です。翻訳会社は戸籍謄本や住民票、卒業証明書、婚姻届、税務署類、個人事項証明書など、さまざまな書類の翻訳を依頼できるため、書類の認証やビザ申請の際には連絡しておきましょう。

公的文章は海外で非常に重要視される

外国では、住民謄本などの公的文書の翻訳書類は、原本同様に重要視されています。翻訳の公証を行うことはもちろん、場合によっては翻訳者に認定資格があるかどうかも問われるため、翻訳をする場合はきちんとした資格を有する翻訳会社に依頼するのがベストといえます。

各種証明書(公的文書)の翻訳会社を選ぶ際の注意点

まず、公的書類のための翻訳会社選びをする前に、提出先の機関で以下のことが求められてないかチェックをしましょう。

チェック翻訳会社・業者が指定されている
…指定されている場合は、その中から選んで依頼をしなければなりません。指定外の翻訳会社に頼むと、認証されないので注意。

チェック翻訳者の証明(翻訳証明書)が必要とされている
…翻訳証明書を手数料無料で発行できるところもある。必要であれば、依頼時に翻訳証明がいることを相談すると良い。

チェック公的確認が必要とされている
…公証人の認証や、領事認証の代行を行っている翻訳会社もある。各種手数料がかかることもあるので、依頼時に確認しておくと良い。

チェックアポスティーユが必要とされている
…アポスティーユとはハーグ条約締約国で提出できる「外務省の証明」のこと。アポスティーユを取得すると領事認証があるものと同等と見なされ、公印確認が不要となる。※ハーグ条約締約国であろうと、公印確認が必要な場合もあるため、提出先の大使館や領事館に前もって確認が必要。

依頼時のポイント

書類翻訳

各種証明書、公的文書を国や地方自治体に提出する公的文書翻訳の経験をもった翻訳会社に担当してもらうことが重要です。

各種証明書を求められるケースとしては、移住や、留学、外国での就業などがあげられます。

正確さがより求められる文書のため、確かな翻訳技術とスピーディに対応してくれる会社を選びましょう。

戸籍謄本や婚姻届、出生証明などを提出するにあたり、国によっては翻訳書類に関する要求条件が異なることがあります。

例えば、翻訳文に、翻訳品質を保証する宣誓文、さらに当該国の駐日領事による認証が必要とされたりします。どのような書類が必要なのかも外国語で書かれているケースがあります。書類に不備があったりすると受理されず、思うように事が進まないことがあります。

これらの面倒な手続きはできるだけスムーズにしたいところですので、正確かつ柔軟に相談に乗ってくれるような翻訳会社を選びましょう。 

滞在目的によっては住民票を英訳する必要はない?

転出届を提出しなかった場合、海外から帰ってきた場合に国民健康保険料の支払いを請求されてしまいます。保険料は高額であるため、海外へ長期滞在する場合は転出届を出す方がお得です。しかし、もしこの健康保険を親の扶養で入っていた場合、わざわざ転出届を出す必要もないでしょう。

親の扶養に入っていた場合、被保険者は保険料を支払う必要がないので、転出届を出す必要はありません。国民健康保険は被扶養者が何名でも負担額が変わることはないので、年金や住民税を支払わない学生であれば、わざわざ転出届を出す必要はないといえます。こうした場合であれば、住民票の英訳を依頼せずともよいでしょう。

各種証明書(公的文書)の翻訳料金相場

各種証明書(公的文書)の翻訳料金の相場は、例えば戸籍謄本を日本語から英語へ翻訳する場合、1通5000円前後が相場となっています。

一般的な文書翻訳はeメールにデータを添付して納品されるケースが多いのですが、公的文書の場合、翻訳証明書が求められるケースが多く、証明書付の翻訳文書を郵送で納品されます。提出先によって求められる提出要件は様々なので、どのような書類と証明書が必要かを発注前に予め確認をしてから、翻訳会社に見積りを依頼するのが良いでしょう。

公的文書の翻訳でオススメな会社はこちら

クリムゾンインタラクティブ・ジャパン/グローヴァ/ケースクエア/ユレイタス/ACN

公的文書で頼れる翻訳会社はどこ? NO.1の翻訳会社を決定!

各種法的手続き書類の翻訳会社を選ぶ際のポイント

国際交流が進む昨今、国際結婚や出産などを国外でする方も増えてきています。こちらでは、外国で暮らしている日本人や、日本で暮らしている外国人などが行う場合の「婚姻届け」「出生届」「死亡届」についてご紹介しましょう。

日本で婚姻届を提出する場合は書類を提出

婚姻届

日本人と外国人、若しくは外国人同士の人達が日本国内で婚姻する場合は、各地域の戸籍届出窓口へ赴き、婚姻の届出をする必要があります。

当事者である二人に婚姻の要件(婚姻要件具備証明)が揃っていることが認められ、届出が受理されると婚姻成立となります。

これがいわゆる「日本式の婚姻」となり、婚姻届けが受理されると、日本人だった場合は戸籍に記載されることとなり、どちらとも外国人だった場合は記録が50年間保存されます。

ただし、外国人が母国の大使館や領事館にその国の方式で婚姻届出をした場合は、日本の戸籍届出は必要ありません。

翻訳が必要となるのは、外国人が婚姻の成立要件を満たしていることを証明するための書類である「婚姻要件具備証明書」です。結婚できる年齢であるか、既婚か未婚かなど記載されており、その国の大使館や領事館など権限のある機関から発行されるものです。

日本語ではなく、その国の言語で記載されているため、市区町村へ提出する際は日本語翻訳をしたものを添付しなければなりません。この場合の翻訳は結婚する外国人本人や知人がしてもかまいません。誰が翻訳したのかをきちんと記しておきましょう。

また、国によっては「婚姻要件具備証明書」を発行していない場合もあります。その場合は、日本在住のその国の領事の前で法律上、不備や障害がないことを誓う「宣誓書」を発行してもらいましょう。宣誓書も外国語であるため、もちろん翻訳が必要です。

「婚姻要件具備証明書」及びそれに代わる証明書(宣誓書)も準備できなかった場合は、「外国人の国で発行されたパスポート」「身分証明書」「出生証明書」、およびその国の法律の写しが必要となります。複数の書類を取り寄せ、全てを翻訳する必要がありますので、とても手間がかかります。

日本人が国外で婚姻届を提出する場合は3ヶ月以内に

日本人が外国で国際結婚をした場合の婚姻届けは、その国によって挙式を行っただけで婚姻が成立する場合もあります。まずはその国の法律を確認することが大事です。

日本人同士、または日本人と外国人が海外で挙式を上げ、その国の法律上、婚姻が成立して、その国が発行する婚姻証書の謄本が交付された場合、婚姻から3か月以内に婚姻証書の謄本を日本の在外公館に提出するか、若しくは本籍地のある市区町村に提出する必要があります。

もちろん、外国語であるため翻訳されたものを添付しなければなりません。また、日本人が外国式の婚姻を行う場合は、外国の機関から日本人へ向けて「婚姻要件具備証明書」を求めることもあります。この場合はその国の言語に翻訳する必要があるでしょう。

婚姻が成立していない場合は、後日、市区町村の戸籍届出窓口へ赴き、婚姻届けを提出しましょう。

出生届の提出期間は国内か国外で異なる

外国で生まれた子どもであっても、日本の戸籍に生まれたとことを記載しなければなりませんので、日本にいる時と同様に出生届を提出する必要があります。日本では、生まれた日から14日以内に届け出なければなりませんが、外国で生まれた場合は3ヶ月以内の届出という規定となっています。

気をつけなければならないのは、アメリカやブラジルなどで出産した場合は、たとえ日本人同士の子どもであっても国籍は出産した国になります。そして出生届出を提出するのと同時に国籍留保の届出をしなければ、日本国籍を失ってしまう可能性があるということです。

国籍留保の届出は、出生届のその他の欄に「日本国籍を留保する」と書いて署名捺印するだけですので、在中している国の法律を確認して必要であれば忘れずに行いましょう。

在中先の国籍と日本国籍、また夫婦の内どちらかが外国人でそちらの国籍も与えられるとすると、その子どもは3つの国籍を持つ重国籍者となります。22歳までにいずれかの国籍一つを選ぶ必要がありますので、その旨留意しておくと良いですね。

出生届の提出先は、在中している外国の日本大使、公使、領事、若しくは本籍地である日本の市区町村です。郵送でも受け付けてくれますので確認をしてみると良いでしょう。

死亡届の提出は書類により異なる

死亡届は、その方が亡くなった国、また所有している国籍、死亡届を提出する国や地域、遺体を火葬するのか飛行機で搬送するかなどで、求められる書類や方法が異なります。

例えば、国外で日本国籍の日本人が亡くなり、現地で火葬した場合は、本籍地である市区町村へ、死亡届とあわせて「死亡証明書」「家相証明書」「遺骨証明書」「墓地または納骨堂の使用許可証」を提出する必要があります。

「墓地または納骨堂の使用許可所」以外は外国で発行されるものですので、日本語に翻訳されたものを添付しなければなりません。

また、遺体を日本に搬送して火葬する場合は、死亡届とあわせて「死亡証明書」「遺体の搬送証明書」いずれも日本語に翻訳されたものを添付します。

他にも、「故人のパスポート」「死亡診断書」「非感染症証明書」「納棺証明書」「遺体証明書」など、ケースによって必要書類も変わってきますので、在中している国と死亡届を提出する国の法律を確認し、各機関に問い合わせる必要があるでしょう。

翻訳会社を選ぶポイント

婚姻届け、出生届、死亡届、いずれにしても外国語で記載がなされている証明書等を日本の市区町村に提出する場合は、日本語で翻訳されたものを添付する必要があり、日本語で記載された証明書等は提出先の外国語に翻訳したものを添付して提出するのが一般的です。

国や当事者の環境により、法的な要素を知っておく必要もあります。日本と外国、それぞれの法律を比較しながら検討する場合もあるでしょうし、調査にかかる時間や問い合わせの手間を考えたら、専門家に任せるのも一つの手です。

翻訳を依頼する際は、諸外国の法律に詳しく、また専門性の高い翻訳の実績がある会社を選ぶことをおすすめします。

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